Neuvottelumenettely
Neuvottelumenettely mahdollistaa sen, että hankintayksikkö neuvottelee valittujen ehdokkaiden kanssa hankinnan ehdoista. Menettelyä saa käyttää vain hankintalain erikseen määrittelemissä tilanteissa. Menettelyä kutsutaan myös kilpailulliseksi neuvottelumenettelyksi ilman lopullista dialogivaihetta.
Määritelmä
Neuvottelumenettely on hankintamenettely, jossa hankintayksikkö neuvottelee esivalittujen ehdokkaiden kanssa kehittääkseen yhden tai useamman ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita. Alustavat tarjoukset toimivat neuvottelujen pohjana. Menettelyä voidaan käyttää, kun hankintayksikön tarpeita ei voida täyttää ilman markkinoilla saatavilla olevien ratkaisujen mukauttamista tai kun hankinta edellyttää suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja. Menettelyä sääntelee hankintalain (1397/2016) 34 §.
Käytännön esimerkki
Sairaanhoitopiiri tarvitsee räätälöidyn potilastietojärjestelmän. Koska mikään valmisratkaisu ei sovellu sellaisenaan, se käyttää neuvottelumenettelyä. Kolme soveltuvaa toimittajaa kutsutaan jättämään alustavat tarjoukset, ja niiden pohjalta käydään useita neuvottelukierroksia teknisen ratkaisun ja hinnoittelun tarkentamiseksi.
Yleinen virhe
Tarjoajat saattavat olettaa, että kaikki hankinnan osa-alueet ovat neuvoteltavissa. Hankintayksikön on kuitenkin määriteltävä vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet, joita ei saa muuttaa neuvottelujen aikana.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin hankintayksikkö saa käyttää neuvottelumenettelyä?
Neuvottelumenettelyä saa käyttää muun muassa silloin, kun hankinnan luonne edellyttää räätälöintiä, hankinta sisältää suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja, tai kun aiemmassa avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei saatu soveltuvia tarjouksia.
Montako ehdokasta neuvottelumenettelyyn on kutsuttava?
Hankintayksikön on kutsuttava vähintään kolme soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta neuvotteluihin. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän, menettely voidaan toteuttaa heidän kanssaan.
Voiko hankintayksikkö muuttaa vähimmäisvaatimuksia neuvottelujen aikana?
Ei. Hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia ja vertailuperusteita ei saa muuttaa neuvottelujen kuluessa.
Liittyvät käsitteet
Rajoitettu menettely
Rajoitettu menettely on kaksivaiheinen hankintamenettely, jossa tarjoajat esivalitaan ennen tarjouskilpailua. Lue, miten osallistumishakemus tehdään.
Kilpailullinen neuvottelumenettely
Kilpailullinen neuvottelumenettely on hankintamenettely, jossa hankintayksikkö käy vuoropuhelua ehdokkaiden kanssa parhaan ratkaisun löytämiseksi.
Tarjouspyyntö
Tarjouspyyntö on asiakirja, jossa hankintayksikkö kuvaa hankinnan kohteen, vaatimukset ja vertailuperusteet. Lue, miten tarjouspyyntö analysoidaan.
Haavi seuraa julkisia hankintoja puolestasi
Tekoälypohjainen hankintamonitorointi löytää yrityksellesi sopivat kilpailutukset automaattisesti.