Tarjouspyyntö
Tarjouspyyntö on hankintamenettelyn keskeinen asiakirja, jossa hankintayksikkö kuvaa hankinnan kohteen, soveltuvuusvaatimukset, vertailuperusteet ja sopimusehdot. Tarjouspyynnön huolellinen analysointi on tarjoajan tärkein tehtävä ennen tarjouksen laatimista. Puutteellinen tarjouspyyntöön perehtyminen johtaa usein tarjouksen hylkäämiseen.
Määritelmä
Tarjouspyyntö on asiakirja tai asiakirjakokonaisuus, jossa hankintayksikkö määrittelee hankinnan kohteen, tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset, tarjousten vertailuperusteet ja sopimusehdot. Tarjouspyynnön on oltava niin selkeä, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Hankintayksikkö ei saa asettaa vaatimuksia, joita ei ole mainittu tarjouspyynnössä. Tarjouspyyntöä sääntelee hankintalain (1397/2016) 67 §.
Käytännön esimerkki
Kunta julkaisee tarjouspyynnön siivouspalvelujen hankinnasta. Tarjouspyynnössä määritellään siivottavat kohteet, laatuvaatimukset, henkilöstön pätevyysvaatimukset ja vertailuperusteet (hinta 60 %, laatu 40 %). Tarjoajat laativat tarjouksensa näiden tietojen perusteella.
Yleinen virhe
Tarjoajat lukevat tarjouspyynnön liian pintapuolisesti ja jättävät huomiotta yksittäisiä vaatimuksia. Jo yhden pakollisen vaatimuksen täyttämättä jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tarjouspyynnön tulee sisältää?
Tarjouspyynnön tulee sisältää hankinnan kohteen kuvaus, tarjoajien soveltuvuusvaatimukset, tarjousten vertailuperusteet ja niiden painoarvot, tarjousten jättämisen määräaika sekä sopimusehdot. Lisäksi siinä on mainittava, hyväksytäänkö osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia.
Voiko tarjoaja esittää kysymyksiä tarjouspyynnöstä?
Kyllä. Tarjoajat voivat esittää lisäkysymyksiä tarjouspyynnöstä hankintayksikön ilmoittamalla tavalla. Hankintayksikön on vastattava kysymyksiin ja jaettava vastaukset tasapuolisesti kaikille tarjoajille.
Saako hankintayksikkö muuttaa tarjouspyyntöä sen julkaisemisen jälkeen?
Hankintayksikkö voi tehdä tarjouspyyntöön täsmennyksiä ja korjauksia, mutta olennaiset muutokset edellyttävät tarjousajan pidentämistä. Muutoksista on ilmoitettava kaikille tarjoajille tasapuolisesti.
Liittyvät käsitteet
Hankintailmoitus
Hankintailmoitus on julkinen ilmoitus tulevasta hankinnasta. Lue, missä ilmoitukset julkaistaan ja mitä tietoja niistä löytyy.
Soveltuvuusvaatimus
Soveltuvuusvaatimukset ovat edellytyksiä, jotka tarjoajan on täytettävä voidakseen osallistua julkiseen hankintaan. Lue hankintalain 83 §:n mukaiset vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Miten tarjousten vertailu toteutetaan julkisissa hankinnoissa? Lue, miten hankintayksikkö pisteyttää tarjoukset hankintalain 93 §:n mukaisesti.
Haavi seuraa julkisia hankintoja puolestasi
Tekoälypohjainen hankintamonitorointi löytää yrityksellesi sopivat kilpailutukset automaattisesti.